Nous faisons souvent des rappels billetterie pour vous pousser à prendre des préventes, mais savez-vous quelles en sont les raisons ?
Petit article pour vous expliquer en quoi cela peut aider la convention et quels sont les enjeux derrière les préventes.
Si vous avez fait un tour sur notre page billetterie vous n’êtes pas sans savoir que les préventes sont au même prix que les entrées sur place.
En outre, le visiteur doté d’une prévente n’a pour avantage sur place que le fait de ne pas s’attarder sur la billetterie et d’avoir une file qui avance un peu plus vite. Les portes s’ouvrent en même temps pour les préventes et pour les billets sur place.
Un exemple de billet prévente / invitation
Le visiteur n’est donc pas particulièrement incité à prendre des préventes.
C’est un choix tout à fait conscient que nous avons fait, car nous ne voulons pas utiliser d’appel de rareté type « les billets sont moins chers jusqu’à telle date ». Nous ne voulons pas non plus faire de gradation entre les visiteurs avec des pass VIP, billets platine ou autre.
À Jonetsu, tout le monde paie le même prix et obtient la même chose.
Cependant ces préventes nous sont bien utiles, à nous autres organisateurs, et ce sur bien des aspects…
Avance de trésorerie
Le premier point sur lequel les préventes nous aident, c’est bien entendu pour nous permettre d’avoir un peu d’avance de trésorerie.
C’est quelque chose de très classique dans l’organisation d’un évènement : Les flux du budget de financement de la convention font que la majorité de nos sorties d’argent se fait sur un temps assez court. L’argent des préventes nous permet de lisser un peu nos comptes de résultats et d’éviter d’emprunter aux membres de l’association de quoi nous éviter de passer dans le rouge
En pratique, cela était surtout vrai lors des précédentes éditions de Jonetsu, l’association ayant maintenant de quoi supporter des flux de trésorerie bien plus importants qu’auparavant.
Prévisions et logistique
L’autre gros avantage, c’est de pouvoir mieux préparer la convention elle même.
En effet, les préventes peuvent nous donner une idée du nombre de participants qui seront présents à la convention et du coup, cela permet de fluidifier certains aspects de la logistique.
Tout d’abord, sur le nombre de visiteurs en eux-mêmes : on observe toujours plus ou moins le même profil de vente de billets à l’approche de la convention. C’est un profil exponentiel, car la grande majorité des préventes sont écoulées dans les quelques jours qui précèdent l’évènement.
Nous nous en servons pour faire des prévisions (courbe en vert).
À partir des courbes de préventes, nous pouvons approcher le nombre total de visiteurs et donc estimer nos besoins.
Le nombre de bracelets nécessaires à la tenue de la convention, et surtout le nombre de canettes, barres et sandwiches au poulet que nous allons devoir distribuer sont déterminés ainsi. C’est donc très utile pour faire nos courses avant l’évènement.
Attractivité et visibilité
Enfin, faire valoir notre nombre de préventes peut également nous permettre d’attirer d’éventuels sponsors et partenaires. Cela peut nous permettre de pérenniser un peu plus la tenue de la convention et c’est donc tout aussi important pour nous que pour vous qui venez nous voir.
(Quelques-uns des partenaires historiques de la convention)
C’est notamment grâce à cela que nous pourrons peut-être à terme trouver des lieux plus adaptés pour accueillir un plus grand nombre d’artistes et créatifs en tout genre.
Voilà pour ce petit tour d’horizon.
Si vous voulez prendre une prévente, notre billetterie en ligne est toujours à votre disposition.