Vie de l’asso #5 : La logistique

Déjà le cinquième épisode de notre série consacrée aux équipes de Jonetsu ! Aujourd’hui, nous allons parler du pilier de l’organisation de la convention, l’auto-proclamée meilleure équipe, ceux sans qui nous n’aurions ni salles ni sandwichs au poulet ; c’est-à-dire, une vie dénuée de sens : l’équipe logistique.

L’objectif de la logistique

La logistique vise à gérer et à mettre à disposition les ressources matérielles, immatérielles et humaines d’une organisation pour répondre à des besoins définis à l’avance. En d’autres termes, l’équipe logistique réfléchit à tout ce dont nous aurons besoin pour la tenue de la convention, gère la réservation de la salle et l’acheminement du matériel, veille à la répartition du staff, ainsi qu’aux outils qu’il aura à sa disposition lors du week-end de la convention. Rien n’est laissé au hasard : sans eux, pas de convention !

Des listes, toujours plus de listes !

Plus concrètement, de quoi s’occupe l’équipe ? Sans conteste, c’est l’équipe aux tâches les plus diversifiées, en lien étroit avec toutes les autres équipes de l’association. Voici ses attributions principales, pour lesquelles un ou plusieurs responsables sont nommés :

  • Salles et relations mairie
  • Plans des espaces
  • Billetterie
  • Gestion du matériel
  • Cuisine
  • Affichage en convention
  • Goodies
  • Gestion des ressources humaines
  • Stockage et acheminement

Tout cela ne représente évidemment pas la totalité de leur travail : il y aurait de quoi écrire un roman ! Leur secret pour s’organiser ?

  • Des listes (comme celle-ci), beaucoup de listes ! Des listes de ressources, de personnes, de compétences, d’impression… Et avant tout, des listes pour ne pas oublier ce qu’il faut lister. C’est extrêmement important.
  • Des dates butoir. La charge de travail de l’équipe logistique fluctue durant la préparation de la convention, mais ses tâches étant indispensables à toutes les autres équipes, un oubli peut vite devenir très dommageable !
  • Des benchmarks. Cela ressemble à des listes, mais qui servent à mettre en balance plusieurs produits ou services, afin de trouver celui qui correspond le mieux à nos besoins.
Le Trello de l’équipe logistique, où sont définies toutes les tâches à accomplir pour préparer une édition de Jonetsu.

Gestion des salles et relations mairie

Depuis Jonetsu 2.0, la convention a lieu à Bourg-la-Reine, dans la salle des Colonnes, et s’est étendue depuis Jonetsu 3.33 au théâtre de l’Agoreine.

Ces deux lieux étant gérés par la municipalité de Bourg-la-Reine, des interlocuteurs au sein de l’association ont été désignés afin d’assurer une communication régulière et cohérente avec elle.

Une grande partie de ce travail de dialogue revient à l’équipe logistique. L’un des objectifs principaux est de pouvoir réserver les salles le plus tôt possible à une date qui convient aussi bien à la mairie qu’à l’association, mais pas seulement ! Il faut également gérer d’autres aspects, comme la transmission des documents nécessaires à la communication publique de la ville.

Cette partie de l’équipe gère aussi le contact avec la régie des salles, afin d’y garantir l’accès et faire la mise au point sur les besoins en mobilier (panneaux, tables, chaises…) et techniques (câblages, climatisation…) nécessaires pour le jour de la convention.

Comme nous vous l’avons expliqué il y a quelques semaines, nous avons pour projet de déménager la convention vers une salle (ou plusieurs) qui nous permettrait d’accueillir plus de visiteurs et de proposer une plus grande diversité dans les stands créatifs. L’équipe dirigeante et l’équipe logistique se chargent donc ensemble d’étudier les possibilités dont nous disposons, en contactant les salles et en demandant des devis.

Plans des espaces

Avoir des salles, c’est bien ; mais savoir quoi en faire, c’est mieux !

Une des premières tâches conséquentes qui incombent à l’équipe logistique est de réaliser des plans d’aménagement des espaces. Ils sont habituellement réalisés par Tirami, un membre de l’association dont le métier est précisément de dessiner des plans de bâtiments.

En première approche, on dégrossira les différentes zones de contenu de la convention : la scène activité, l’espace live painting, l’espace lecture, le bar, etc. Le reste de l’espace est ensuite réparti entre les allées de circulation et un certain nombre de modules de base qui serviront ensuite à y placer les stands.

Plan d’aménagement de Jonetsu 3.33

Bien entendu, ces premiers plans sont loin d’être figés dans le marbre. Ils évoluent en fonction des besoins spécifiques à chaque édition et en fonction des opportunités qui se présentent. Ils sont néanmoins essentiels pour définir le nombre de stands que nous pourrons attribuer. Sans eux, impossible de définir une limite d’acceptation de stands créatifs pour le jury !

Une fois les modules placés et la structure générale du plan bien définie, le relais est passé à l’équipe exposants qui viendra placer les différents stands. Ce n’est qu’après avoir fixé la liste définitive des exposants que le plan pourra ensuite être achevé en deux versions, chacune pour un usage différent :

  • une à destination des visiteurs, prise en charge par les graphistes de l’équipe communication ;
  • et une à destination du staff de la convention, prise en charge par l’équipe logistique, dont vous pouvez trouver un exemple ci-dessous.
Plan d’installation final de Jonetsu 3.33

Il s’agit du plan d’installation final, tel qu’il sera utilisé sur place, et qui est très précis puisqu’il liste les tables, chaises, panneaux, alimentations électriques, scènes et tout le reste du mobilier à placer dans les salles.

Billetterie

Si fixer les tarifs, prévoir et suivre les ventes de billets sont des tâches dévolues à l’équipe dirigeante, l’équipe logistique s’occupe quant à elle de tout ce qui est mise en place pratique.

Cela veut dire essentiellement : faire des tests sur les différents systèmes de billetterie, rentrer les tarifs et leurs descriptions respectives, ajuster les options de paiement et de suivi, et enfin mettre en ligne la billetterie.

Depuis Jonetsu 2.0, nous utilisons la billetterie Billetweb. Celle-ci dispose de plusieurs outils d’administration, comme une intégration possible à un évènement Facebook ou un affichage des statistiques de ventes.

Listing consommables et matériel usuel

Stock de petit matériel après Jonetsu 3.33

Si tout ce qui est matériel technique est géré par… l’équipe technique, c’est loin d’être tout ce qui est nécessaire pour faire tourner une convention ! L’équipe logistique gère ainsi quantité d’objets qui peuvent être rangés en deux catégories.

  • Matériel :
    de la bouilloire au stop-trottoir, c’est tout ce qui se conserve d’une année sur l’autre.
  • Consommables :
    sacs en papier, bracelets visiteurs, colliers de serrage… qu’il faudra racheter régulièrement.

La gestion du stock est encore une fois effectuée dans une liste. Ci-contre, l’inventaire des stocks après Jonetsu 3.33 :

Cuisine

Le travail de la cuisine commence bien avant la tenue de la convention : conception des recettes, tests qualité et de facilité d’exécution, veille sur les prix d’achat, estimations des ventes de nourriture, choix de notre menu, savoir si nous gardons le Sprite une année de plus, définition des quantités, équipement nécessaire, organisation de l’espace cuisine, législation alimentaire, tenues sanitaires pour la préparation, commande et approvisionnement des ingrédients… Et surtout : la rédaction du best-sellerHow to sandwich” (extrêmement populaire auprès de notre staff) ! Tout cela, c’est le responsable cuisine qui s’en occupe.

Parce que oui, nous préparons nous-mêmes avec amour nos sandwichs au poulet et autres plats du bar, le matin même de la convention !

Durant l’évènement, l’équipe logistique est alors la garante de la bonne tenue de l’espace bar, de la confection de la nourriture à la distribution des paniers-repas, en passant par la vente aux visiteurs.

Affichage en convention

Après que les graphistes de l’équipe communication ont fixé les designs des différents affichages à réaliser, il reste encore à les imprimer, à les acheminer et à les positionner dans nos espaces.

Il faut savoir qu’une bonne partie des affichages qui servent à guider les visiteurs dans la convention sont imprimés par les membres eux-mêmes. D’une manière générale, cela concerne (presque) tout ce qui ne dépasse pas le format A3. Là encore, c’est l’équipe logistique qui s’occupe de répartir la charge de travail entre les membres qui en ont la possibilité. Le document servant à centraliser tout cela est sobrement intitulé “Qui imprime quoi ?“.

Qui imprime quoi ?, version 3.33

Le placement des affichages sera ensuite étudié à l’aide du plan d’installation, pour que la circulation dans la convention (et en particulier entre les deux salles) soit la plus facile possible pour les visiteurs.

Goodies

Depuis Jonetsu 2.0, l’association réalise de petits goodies pour le staff et les artistes qui participent au live painting. Souvent drôles, parfois utiles, parfois un peu private joke, ils sont devenus au fil du temps de précieux souvenirs de la participation à la convention pour toutes les personnes qui mettent la main à la pâte.

Dans un premier temps, il s’agit surtout d’un travail de veille. Le budget assigné à ces goodies étant restreint, il faut constamment chercher ce qu’il est possible de réaliser comme petits objets avec un investissement minimal. Cela donne souvent lieu à des discussions farfelues sur notre serveur Discord. Aussi, si vous voyez soudainement apparaître des liens dans ce genre, rassurez-vous : c’est le résultat d’une recherche purement scientifique. 🐔

Une fois l’objet trouvé, le design est défini avec la communication et plus globalement avec les membres de l’association. Il faut ensuite en fixer les quantités, sélectionner un prestataire pour la fabrication, passer la commande, la réceptionner et la stocker jusqu’au jour de la convention.

Gestion des ressources humaines

À l’approche de la convention, l’équipe logistique se charge de la répartition des postes et de la définition des plannings utilisés sur place, en essayant de coller au mieux aux disponibilités et souhaits de chacun. C’est un travail long et compliqué, qu’il faut reprendre plusieurs fois pour arriver à concilier les besoins spécifiques de toutes les personnes.

Ce va-et-vient peut vite devenir ardu : pour Jonetsu Ⅳ, il s’agissait d’attribuer des rôles et des horaires à près de 60 personnes !

Un extrait des postes pour Jonetsu Ⅳ, chaque ligne correspondant à un membre du staff.

Enfin, la logistique s’occupe d’une dernière étape concernant les ressources humaines : la rédaction d’un ensemble de documents appelés “Indispensables du bon staff“, qui résument les principales informations et missions des différentes équipes pour la durée de la convention. Ils sont envoyés au format électronique quelques jours avant la convention, puis distribués en format papier à chaque membre présent.

Stockage et acheminement

Bien entendu, tout le matériel dont nous parlions plus haut doit être stocké avant et après la convention. L’association Nijikai n’ayant pas de locaux dédiés pour assurer le stockage de ses équipements, il revient aux membres de les conserver.

Une bonne partie du stock qui attend patiemment Jonetsu 5555

À notre échelle actuelle, cela fonctionne plutôt bien. Seulement, parfois, au détour d’un trajet en voiture, d’un carton emporté par erreur, il arrive que nous égarions quelques objets… RIP le terminal pour carte bancaire SumUp, sans doute perdu dans les tréfonds de l’appartement d’un membre non identifié de l’association. Cet article t’est dédié. Nous ne t’oublierons pas. (;__;)7

Conclusion

#LogistiqueBestTeam

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