Vie de l’asso #4 : la technique

Pour ce quatrième article consacré à la vie de l’association Nijikai, parlons bien, parlons technique !

Objectifs généraux

L’équipe technique, comme pour la communication ou la logistique, a une utilité fonctionnelle : elle n’apporte pas directement de contenu à la convention, mais accompagne sa mise en place.

Son rôle est de gérer l’ensemble des moyens techniques nécessaires aux autres équipes pour qu’elles puissent travailler. C’est un rôle crucial, car sans elle, pas de micros ni de support vidéo en conférences, pas d’exposition sakuga, pas d’électricité sur certains stands… Pour tout dire, le site sur lequel vous lisez ces lignes n’existerait même pas !

Prêts à plonger dans les câbles et le code ?

Gestion du matériel technique de la convention

On commence par établir la liste des besoins :

  • Pour les conférenciers, il leur faut plusieurs micros et de quoi afficher l’écran d’un PC sur un grand écran visible par le public.
  • Pour la publication des conférences sur Internet : il faut enregistrer les conférences avec des caméras, ainsi que de quoi enregistrer le son des micros.
  • La billetterie et le bar doivent pouvoir faire un suivi des ventes avec un logiciel approprié.
  • Il faut de quoi projeter les sakuga (une séquence d’animation de qualité notable).
  • Nous prévoyons du matériel en secours (multiprises, imprimante…) pour les stands qui en auraient besoin.

Nous listons tout le matériel nécessaire dans une feuille de calcul (un tableur Google Sheets dans notre cas), afin de ne rien oublier : il serait dommage d’oublier les trépieds des caméras ou les cartes SD et de s’en rendre compte à l’arrivée en salle…

Extrait de la liste de matériel pour Jonetsu Ⅳ

À chaque élément sont associés un statut (à acheter / à louer / OK / …), ainsi que la personne chargée de le rapporter, pour plus de clarté.

Le matériel utilisé pour la première édition. Imaginez pour les suivantes ! :3

Régie de la scène principale

Nous prévoyons au moins 4 micros pour les conférenciers / intervenants / animateurs, et de quoi projeter le contenu d’un PC de conférence sur un vidéoprojecteur.

Pour pouvoir publier nos conférences sur Youtube, il est nécessaire de les filmer. Nous utilisons au moins trois caméras, afin de pouvoir varier les angles sur la vidéo montée, comme nous vous l’expliquons dans l’article sur le montage des conférences. Le son des micros est également enregistré ; et depuis la troisième édition, une carte d’acquisition enregistre une copie du flux vidéo projeté sur le vidéoprojecteur de la salle de conférences, afin de pouvoir faire une incrustation propre dans les conférences montées.

Schéma technique de la régie des conférences (Jonetsu 1.0)

Au fur et à mesure des éditions, l’équipe technique s’est agrandie et dispose de plus de matériel : carte d’acquisition vidéo, écran 4K capable d’afficher 4 flux vidéos (contenu projeté, état des enregistrements…).

Pour Jonetsu Ⅳ : à gauche, la table de mixage (notez le scotch de couleur pour identifier facilement les micros) ; à droite, l’écran 4K et les PC.

Caméras de captation des conférences

Prêtées par les membres de l’association et par des écoles de cinéma, la qualité de nos caméras a progressivement augmenté, même si la luminosité de la salle rend l’obtention d’une bonne qualité d’image toujours difficile.

Le placement des caméras avant le début de la convention (Jonetsu Ⅳ)

Les caméras prêtées par l’école CLCF (partenaire de l’édition de Jonetsu) ont l’avantage d’avoir deux emplacements SD, permettant de jongler plus facilement avec les cartes. En un week-end de convention, les caméras génèrent entre 300 et 500 Gio de flux vidéo Il devient donc nécessaire de bien les gérer.

Des membres s’occupent même spécifiquement des caméras en insérant des coupures à la fin des conférences, et en apportant ensuite les cartes à la technique, qui n’a ainsi plus à perdre de temps à se déplacer et peut se concentrer sur ses tâches.

Plus la préparation est soignée, plus le travail en sera facilité pour l’équipe montage.

Administration des sites et outils de l’association

Les sites de l’association et de la convention sont hébergés sur un serveur géré par les membres de l’équipe technique.

Pour ceux qui n’ont pas peur des termes un peu compliqués, il s’agit d’un serveur dédié VPS hébergé chez OVH, fonctionnant sous Ubuntu Server, utilisant du PHP et du MySQL pour faire tourner les instances WordPress des sites Nijikai et Jonetsu, un forum SMF et d’autres outils techniques.

Pour résumer, c’est un serveur assez souple en termes de gestion, mais qui nécessite des compétences d’administration un peu poussées tout en permettant de s’amuser avec les nombreuses options qu’il apporte.

L’équipe technique gère aussi l’administration des droits des membres de l’association sur les outils qu’ils sont susceptibles d’utiliser. C’est par elle qu’il faut passer pour ajouter une adresse e-mail à un membre qui a besoin de faire de la prise de contact, ou pour accéder aux différentes parties du compte Google Drive de l’association, par exemple.

Développement et maintien du gestionnaire de convention

Pour pouvoir afficher le planning des conférences sur le site avec leurs descriptions, ainsi que d’autres éléments tels que la liste des stands exposants et des partenaires, un outil dédié a été créé par l’équipe technique : le gestionnaire de convention.

Il permet d’intégrer facilement les plannings dans le site sans se prendre la tête avec l’interface de WordPress, qui n’est pas vraiment conçue pour ça.

Une vue sur l’administration des plannings pour Jonetsu 3.33

Son autre point fort est qu’il permet d’indiquer des informations à un seul et même endroit. Le contenu sera ensuite répercuté sur tous les articles et pages du site web qui le nécessitent, grâce aux short codes fournis par l’outil.

Cet outil est devenu un outil central pour notre communication. Il est utilisé par toutes les équipes porteuses de contenu :

  • l’équipe conférence y indiquera son planning et la description des intervenants et des conférences ;
  • l’équipe activités procédera de même pour les activités des Colonnes et le cosplay ;
  • l’équipe exposants y renseignera les différents artistes, cercles et stands associés ;
  • l’équipe dirigeante y ajoutera tous les sponsors, partenaires et donateurs de la convention.

Cela représente un gros gain de temps pour l’équipe communication, qui viendra ensuite piocher dans cette base pour faire ses annonces (articles, site, messages de réseaux sociaux, etc.)

Une vue sur l’administration des exposants

Ce gestionnaire de convention s’étoffe d’année en année avec de nouvelles fonctionnalités. D’abord prévu uniquement pour les besoins spécifiques des conférences de Jonetsu, il a progressivement évolué vers un outil plus généraliste. À terme, nous comptons en fournir une version open source qui pourra être utilisée par tous les organisateurs de convention qui le souhaiteraient.

Pour plus d’informations à son sujet, nous vous invitons à lire cet article, rédigé par Keul, le responsable de ce gestionnaire au sein de l’équipe technique.

Conclusion

L’équipe technique n’est pas à négliger : en plus de gérer la technique des conférences ainsi que leur captation, c’est elle qui facilite l’utilisation des outils au sein de l’association, pour l’ensemble de ses équipes. Ce sont nos membres de l’ombre, sans lesquels de nombreux aspects de la convention seraient fort compliqués, voire impossibles à gérer.

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