Vie de l’asso #6 : la communication

Nouvel épisode sur la vie de l’association : nous nous attaquons aujourd’hui à la communication.

Un lien entre le public et la Convention Jonetsu

L’équipe communication a pour mission de développer l’image et la notoriété de Jonetsu en choisissant les outils de communication appropriés : visiteurs, exposants, éditeurs, conférenciers, partenaires… Notre public est très hétérogène, elle doit donc systématiquement s’adapter !

Ainsi, elle veille à la transmission de nos valeurs et à la diffusion de l’actualité de la convention.

Travail collaboratif et outils référents

Par nature, la communication est une activité complètement transversale, et va donc toucher à tous les aspects de la convention. Les membres de l’équipe communication ne pouvant pas tous être des experts sur chacun des sujets, leur activité se fait donc main dans la main avec les différents responsables de la convention.

Beaucoup de personnes vont ainsi être impliquées dans la communication, ce qui va nécessiter de définir un cadre commun. Pour cela, l’association dispose de plusieurs documents référents :

Ton de voix

Le ton de voix permet de savoir comment écrire pour la Convention Jonetsu. Tout membre de l’association qui sera amené à communiquer des informations vers l’extérieur doit s’y référer. Cela peut être pour de la communication publique, mais il est aussi utilisé lors des démarchages de futurs conférenciers ou pour dialoguer avec les exposants.

On y trouve des conseils généraux, des règles typographiques, le vocabulaire spécifique de la convention, et tout plein d’autres choses très utiles pour tous parler « d’une même voix ». Il véhicule les valeurs de la convention, et définit notre manière de les mettre en avant auprès de nos différents interlocuteurs. En somme, il représente un peu notre ligne éditoriale.

Plan de communication

Ce document est une répartition temporelle des différentes actions de communication qui doivent être effectuées avant la convention. Il se présente sous la forme d’un tableur référençant les différentes actions de communication à effectuer.

En quoi consiste une action de communication ? Cela peut être une annonce sur le site et les réseaux sociaux, mais cela peut aussi être un envoi de communiqué de presse, une distribution de tracts, etc. Cela couvre un spectre extrêmement large de tâches, qui doivent toutes être effectuées au bon moment pour être efficaces.

Sur le plan de communication :

  • Chaque ligne représente une action de communication donnée, qui est datée et titrée.
  • Chaque colonne représente un type de tâche à affecter sur un support donné (rédaction sur le site et les différents réseaux, infographies, etc.).
  • Chaque case est attribuée à un membre de l’équipe, et sa couleur donnera son avancement (à faire, en attente de relecture, prêt, publié ou annulé).

Les publications éventuelles sur les différents réseaux sociaux sont assez courtes. Elles sont donc directement rédigées dans le tableur, permettant d’avoir une vision globale de l’action et rendant les corrections plus faciles.

Vous pouvez voir, sur l’extrait ci-dessus, que toutes les actions de communication ne nécessitent pas forcément une publication sur les mêmes supports, et que les tâches diffèrent en fonction du sujet traité.

Charte graphique

Pour tous écrire d’une même voix, nous avons besoin d’un ton de voix ; mais pour que nos contenus soient graphiquement cohérents, nous avons aussi besoin d’une charte graphique.

Depuis nos débuts, nous avons fait en sorte de différencier les couleurs de l’association Nijikai (bleu métallique et blanc) de celles de nos différents projets, et notamment de la Convention Jonetsu (rouge PASSION, blanc et noir). Nous utilisons également une police d’écriture bien définie pour nos titres, annonces et autres. Tous ces éléments forment un début de charte graphique, qu’il nous reste encore aujourd’hui à compléter et à affiner.

Gestionnaire de convention

Le gestionnaire de convention, outil interne développé par notre chère équipe technique, est bien sûr, lui aussi un outil capital, puisqu’il centralise la plupart des contenus à annoncer. L’équipe communication y récupère en bout de chaîne les éléments fournis par les autres équipes (conférences, exposants, activités…)

Supports de communication

Vous pensez peut-être que la communication de Jonetsu se limite à ce site et aux réseaux sociaux, qui sont les supports les plus visibles pour le public en général. Mais en réalité, nous utilisons beaucoup d’autres vecteurs de communication. Chacun a son intérêt et sera utilisé pour atteindre un public précis, en adaptant à chaque fois nos manières de faire à ses spécificités.

Supports numériques

Réseaux sociaux

Facebook

Utilisé majoritairement pour toucher les visiteurs de la convention, mais on peut aussi y converser avec de futurs exposants ou avec certains cosplayers.

Son ambiance grand public et ses outils (création de pages, événements et groupes) favorisent les échanges.

Twitter

C’est ici que se trouvent la plupart de nos exposants et partenaires, mais aussi quelques visiteurs parmi les plus fidèles.

Sa limite de 280 caractères incite à rédiger des messages concis. Son ambiance fun et décontractée invite à faire preuve d’originalité.

Instagram

On y trouve beaucoup de nos cosplayeurs, et également certains exposants et visiteurs.

Un de ses particularités est la possibilité de créer des publications éphémères (stories). Il fonctionne beaucoup comme une vitrine, d’où son ambiance visuelle et créative.

YouTube

C’est surtout un support utilisé après les conventions pour que les visiteurs puissent revoir les conférences qu’ils auraient loupées.

Il peut également servir pour certaines annonces, et rassurer nos futurs conférenciers sur notre ambiance générale.

Site Web

Articles

Les articles sont utilisés pour expliciter toute annonce qui le nécessite. Classiquement, si nous annonçons une conférence ou la présence d’un exposant, il aura le plus souvent droit à son article dédié. Mais ils peuvent aussi servir à éclaircir certains points de l’organisation, comme par exemple l’article que vous êtes en train de lire en ce moment même !

La durée de visibilité d’un article est relativement courte, et dépendra surtout de la façon dont il est annoncé et partagé sur les réseaux sociaux. Nous pourrons ainsi nous adresser aux visiteurs comme aux exposants, en faisant simplement varier la façon dont nous relayons l’article.

Pages

Les pages sont les éléments les plus durables du site. Elles regroupent les informations les plus cruciales qui doivent absolument être facilement accessibles par n’importe quel visiteur.

Parmi les pages les plus utilisées sur le site :

L’enjeu majeur de l’utilisation des pages est évidemment qu’elles doivent être mises à jour à chaque annonce importante, ou en cas de modification tarifaire de la convention. Le gestionnaire de convention aide beaucoup sur ce point, mais il ne remplace pas une bonne planification !

Communiqués de presse

Pour être visible au-delà de nos propres réseaux, nous rédigeons durant l’année des communiqués de presse. Ces documents sont desstinés aux différents sites spécialisés dans le manga, l’animation et la culture japonaise, et sont envoyés par e-mail à une liste de contacts média qui est étoffée d’année en année. Ils sont aussi mis en ligne sur notre page presse.

Atteindre certains organismes de presse peut s’avérer très utile pour toucher un public que nous n’aurions pas pu atteindre autrement. Mais cela doit être fait avec précaution : il faut bien expliciter le contenu et l’orientation de la convention pour que ces « nouveaux venus » sachent où ils vont mettre les pieds.

Supports imprimés (prints)

Affiche

C’est le print le plus classique. À destination des visiteurs, il est affiché dans des lieux de passage : cafés geeks, boutiques, etc.

Il doit absolument comporter les informations de base : dates, lieux, tarifs, contenu global… C’est une porte d’entrée pour un visiteur qui pourra ensuite se renseigner sur les autres supports.

Tracts

Autre grand classique, il est lui aussi à destination des visiteurs ; mais à défaut de mieux, il pourra aussi être utilisé pour faire du démarchage auprès de potentiels exposants ou conférenciers.

Son verso permet de rajouter des détails sur le contenu de la convention, et pourra être utile pour mettre en valeur nos partenaires.

Il peut être emporté partout avec soi, et est donc particulièrement utile à placer dans les écoles et universités, dans les libraires ou dans les médiathèques, et même parfois chez le boulanger ou le pizzaïolo du coin !

Brochure d’information

Cette brochure d’information est un outil essentiel du démarchage à destination des professionnels de l’édition, des potentiels intervenants conférence et des potentiels exposants. Mais elle peut aussi servir pour informer des visiteurs.

Plutôt que décrire une édition bien précise de la convention, elle s’attache à expliciter le projet Jonetsu dans son ensemble. Démarche, objectifs et valeurs de l’association y seront donc bien plus visibles qu’une quelconque date.

Depuis mi-2019, elle a été remodelée et traduite en anglais et en japonais pour pouvoir être utilisée pour des prises de contact, partout où cela peut être utile.

Cartes de visite

La carte de visite est un outil indémodable de la prise de contact.

Elle se destine exclusivement au démarchage de professionnels de l’édition et de potentiels intervenants ou exposants, qu’ils soient créatifs, éditoriaux ou commerciaux.

À noter que les cartes de visite que nous utilisons ne sont pas nominatives, pour pouvoir facilement être utilisées par n’importe quel membre de l’association, quelle que soit la situation.

Calicot

Le calicot est une grande bâche imprimée exposée en extérieur. C’est un objet imposant, en impression unique, qu’il convient de placer stratégiquement.

Depuis Jonetsu 2.0, la mairie de Bourg-la-Reine nous fournit un support de 4,2 × 1 m juste en face de la gare RER, pour pouvoir toucher un maximum de passants.

Le calicot se destine surtout, vous l’aurez deviné, à rappeler les dates de la convention aux habitants de la ville.

Affichage en convention

Afficher dans la convention ne servira pas à y faire venir du monde, mais peut néanmoins s’avérer très utile pour y faire passer d’autres messages.

Cela peut s’adresser à beaucoup de personnes différentes. Il peut s’agir d’intéresser les visiteurs à d’autres projets de l’association, ou même de recruter des bénévoles.

Partenariats de communication

Journal municipal

Un partenariat avec la ville dans laquelle a lieu la convention permet d’avoir accès au journal municipal et à l’agenda de la ville.

Ces publications sont écrites en collaboration avec les services culturels de la ville et sont destinées aux habitants de la ville, qui ne sont pas tous familiarisés avec nos thématiques. Il nous faut donc adapter notre langage et notre optique pour être compréhensibles par tous.

Panneaux lumineux

Là encore, il s’agit surtout de toucher les familles de la ville qui héberge l’évènement. La plupart des municipalités disposent de ce type de panneaux d’affichage programmables. Pour pouvoir y placer un message, il suffit d’une simple démarche auprès des services culturels.

Ce genre d’équipement a une forte contrainte en terme d’affichage : 8 lignes de 20 caractères chacune. Cela nous force à aller à l’essentiel.

Communication croisée

Des communications croisées avec des entreprises du secteur de l’animation et du manga sont essentielles pour toucher un public plus large que celui de nos propres réseaux, tout en restant spécialisé.

Cela peut prendre la forme d’annonces simultanées, de concours communs, d’articles explicatifs ou de tout autre campagne coordonnée. C’est un domaine assez vaste qui permet beaucoup de possibilités, du moment qu’on a un bon contact avec ses partenaires, que chacun y trouve son compte et qu’on sait bien se coordonner. À nous ensuite d’être créatifs !

Bien entendu, cette liste de supports n’est pas figée dans le marbre : elle dépend énormément de nos possibilités. Elle tend plutôt à s’allonger au fil du temps, à mesure que de nouvelles opportunités et de nouveaux besoin se présentent. Qui aurait cru, il y a encore quelques années, que nous devrions gérer la promotion d’une avant-première de film d’animation au cinéma ?

Tâches et spécialités

Pour pouvoir utiliser tous ces supports à leur plein potentiel, l’équipe a besoin de nombreux talents différents, qui pourront agir sur différentes tâches :

  • Identité graphique
  • Rédaction
  • Relecture
  • Veille des réseaux
  • Infographies
  • Distribution des affiches et tracts
  • Gestion du site

Identité graphique

La première chose à faire pour pouvoir être visible en communiquant, c’est de définir une identité graphique pour la convention. En effet, tous les supports vont nécessiter des éléments graphiques à un moment où un autre. Vous le savez probablement : c’est Grimm, notre illustrateur et directeur artistique, qui se charge de cette tâche très importante.

Les logos de l’association Nijikai et de la Convention Jonetsu, ainsi que notre mascotte Niji-chan, ont tous été conçus dès le début du projet, lorsque nous avons décidé du nom et des axes de la convention. Mais ceux-ci ne sont qu’une base, ils sont réinterprétés lors de chaque édition.

Chaque année, il faut donc concevoir une nouvelle version du logo Jonetsu pour l’adapter à notre numérotation.

Il faut également définir un angle d’approche qui servira de base pour la conception de l’affiche. Chaque édition de Jonetsu célèbre ainsi un aspect différent des thématiques qui nous sont chères :

  • Jonetsu 1.0 – L’animation traditionnelle, avec papier, crayons, indications de caméra et notes d’animations.
  • Jonetsu 2.0 – Le dessin numérique avec tablette et stylet, une interface et des outils graphiques.
  • Jonetsu 3.33 – La vidéo, avec un lecteur numérique, des options d’affichages et de son.
  • Jonetsu Ⅳ – Le support physique, avec boîtier Blu-rei et une mise en forme de jaquette classique.

En plus de ce choix de format à mettre en avant, il nous faut un thème à appliquer à Niji-chan et à nos mascottes poulets. Celui-ci varie aussi chaque année (comédie scolaire, nekketsu, magical girl, real robot…).

Une fois ces éléments définis, notre ami Grimm travaille durant plusieurs semaines en nous proposant d’abord des concepts qui sont ensuite commentés et validés par les membres de l’association. Ceux-ci sont parfois sujet à de longs débats.

Détail amusant : les mascottes poulets changent de patronymes chaque année en fonction de leurs design. Nous avons ainsi eu des noms comme Lupintade, Moescalope, Char Aznabec, Kaorôti

Mais vous vous demandez peut être à quoi aurait pu ressembler tel ou tel élément. Ci-après, quelques esquisses pour vous faire une idée :

Designs de poulets pour Jonetsu 3.33

Le costume de magical girl et ses accessoires sont le fruit d’un long travail de recherche.

Parfois, c’est la couleur qui focalise le plus les débats, alors même que la forme n’est pas du tout finalisée.

Lorsque tous les choix sont faits, on passe aux versions finales.

La plupart du temps, c’est l’affiche qui est créée en premier, puis ses différents éléments sont réutilisés pour tous nos besoins graphiques. Ces designs serviront bien entendu pour nos supports imprimés (tracts, calicot, etc.), mais seront également utilisés pour habiller nos supports numériques. En fonction des années et des opportunités, diverses autres utilisations sont possibles. Lors de l’édition 3.33, Grimm a même réalisé, avec l’aide de quelques autres personnes, une introduction animée originale pour la convention.

Rédaction

La rédaction est la tâche de base que tout membre de l’équipe communication peut avoir à effectuer à un moment ou un autre. Vous pouvez voir, par exemple, que beaucoup de personnes différentes sont impliquées dans la rédaction d’articles (et on ne parle même pas des réseaux sociaux…) :

En pratique, il s’agit d’aller chercher les informations mises à disposition par les autres équipes, à les synthétiser et à les présenter sous une forme adaptée au support de communication utilisé. Cela peut vous sembler simple, mais ça ne l’est pas tant que ça : pour annoncer la même chose sur un support ou l’autre, on n’écrira pas du tout le même texte. C’est là que le ton de voix s’avère bien utile !

La partie récolte d’information, en particulier, est à ne pas négliger. Pour cela, les rédacteurs peuvent poser toutes les questions nécessaires aux équipes concernées. Il nous arrive parfois même de faire des sessions d’interview d’un responsable d’équipe pour mieux cerner les différents aspects d’un sujet complexe.

Relecture

Bien entendu, même avec toute la bonne volonté du monde, il reste impossible de ne pas faire d’erreurs. Deux types de relectures sont donc effectuées sur nos contenus, par des relecteurs bien différents.

En premier lieu, une relecture contenu. Celle-ci est réalisée par un membre de l’équipe concernée par ledit contenu. Il peut s’agir de conférences, d’exposants ou de tout autre aspect de la convention. Vous imaginez bien que chacun de nos articles sur les équipes de l’association a été relu par l’équipe concernée, par exemple. 😉

Une fois le contenu bien vérifié, intervient la relecture orthographique. Celle-ci est réalisée manuellement par un membre spécialisé dans ce domaine, qui traque et élimine soigneusement toutes nos fautes d’orthographe, grammaire, syntaxe, conjugaison et les abus d’anglicismes au plumeau ou au bazooka (selon son humeur et l’ampleur de la tâche, que vous pouvez deviner conséquente pour ce seul article !).

Veille des réseaux

Écrire pour Jonetsu, c’est bien, mais une partie de l’équipe passe aussi son temps à lire ! Qu’il s’agisse de messages privés sur Facebook, de réactions sur Twitter ou de commentaires sur le site, il faut récolter tous vos retours et les faire parvenir aux responsables des équipes concernées par le sujet, pour pouvoir y répondre correctement. C’est le rôle du community manager (gestionnaire de communauté), un poste spécifique au sein de l’équipe.

Au-delà d’être le plus réactif possible pour répondre à toutes vos questions, il s’agit aussi d’analyser les interactions que nous avons sur les différents supports de communication pour cerner un peu mieux chaque partie du public. Vous pouvez voir ci-après quelques statistiques du site et de nos réseaux sociaux au moment de la rédaction de cet article :

C’est notamment comme cela que nous savons où, quand et comment faire les annonces les plus pertinentes et efficaces, et que nous pouvons ainsi construire un plan de communication cohérent.

Infographies

Nous parlions plus haut de réutiliser les designs créés pour l’affiche. Ce travail n’est pas effectué par Grimm, mais par plusieurs membres sachant manier des logiciels de graphisme et qui nous aident tout au long de l’année.

En plus des classiques tracts et habillages divers, voici un exemple d’utilisation originale des designs. Il s’agit de petits montages vidéo réalisés avec un peu d’astuce et qui servent de mises en bouche (teasers) pour les réseaux sociaux :

Mais réutiliser ces designs intelligemment est très loin d’être la seule chose à faire pour nos graphistes. En effet, énormément d’actions de communication nécessitent leur intervention. Il serait trop long tout lister, mais pour vous faire une idée, cela peut comprendre diverses tâches d’habillage graphique, mettre en forme la grille tarifaire de la billetterie ou le plan de la convention destiné au public ; mais aussi intervenir auprès d’autres équipes comme l’équipe exposants en leur fournissant un modèle (template) pour les plaquettes des artistes.

Exemple de tâche graphique récurrente : beaucoup de nos publications nécessitent une petite miniature à afficher en une du site ou sur les réseaux sociaux. C’est une façon de rendre nos annonces plus sympas et visuelles de manière simple et rapide, comme vous pouvez le voir ici.

Comme vous pouvez le voir, ces miniatures n’ont pas toutes besoin de l’identité graphique de l’édition en cours, ce qui nous permet de rester réactifs, même lorsqu’elle n’est pas encore définie.

Distribution et affichage

Lorsque les designs finaux des supports imprimés sont prêts, il faut lancer les commandes. Cela doit être fait suffisamment tôt pour que cela ne nous revienne pas trop cher, tout en prenant un peu de marge car nous ne sommes jamais à l’abri d’erreurs d’impression. Une fois reçus, commence la phase de distribution et d’affichage.

Avez-vous déjà vu des membres de Nijikai collant des affiches et distribuant des tracts Jonetsu avant la convention ? Plusieurs membres font le tour des points intéressants afin d’être visibles sur différentes boutiques, cafés, restaurants, universités et écoles de leur région. L’équipe communication va coordonner l’effort, en prévoyant une carte des lieux à cibler pour ensuite répartir les membres sur certaines zones. La majeure partie du stock est distribuée en Île-de-France ; mais certaines années, vous pourrez aussi tomber sur nos affiches à Strasbourg, Nantes ou Bordeaux.

Bien entendu, chaque affichage et dépôt de tracts est fait avec l’accord du propriétaire des lieux. Cela nous permet même, à certaines occasions, de nouer contact avec de nouveaux partenaires. D’ailleurs, cette tâche nous permet aussi de profiter d’une sortie avec les membres de l’association avant le jour J. Et ça, c’est toujours positif. 😊

En parallèle de cette large distribution, le bureau et l’équipe logistique dialoguent avec la mairie de Bourg-La-Reine afin de pouvoir afficher le calicot devant la gare et disposer quelques affiches grand format aux abords des salles que nous allons investir quelques semaines plus tard.

Gestion du site

Bien que ce soit l’équipe technique qui ait la charge de gérer le serveur et les mises à jours des sites, y rédiger des articles est très loin d’être la seule chose à faire pour l’équipe communication.

Il faut constamment veiller à ce que les pages soient à jour, à ce que les menus soient cohérents, à ce que les liens ne soient pas rompus, etc. En somme, il revient à l’équipe communication de s’assurer qu’une personne qui visite le site puisse y trouver l’information qu’elle est venue chercher rapidement et confortablement.

Toujours dans cette optique, le site Web tel que vous le connaissez est en train de subir une refonte depuis cet été. Et nous n’avons pas fait les choses à moitié :

  • Analyse du compte Google Analytics du site Web afin de voir les tendances. Nous avons pu, grâce à ce support, constater que 65 % des utilisateurs sur smartphone quittent le site après avoir consulté les informations pratiques. Il convient donc de rendre cette page la plus visible et facile à naviguer possible sur mobile.
  • Réalisation d’un sondage. Vous avez été nombreux à répondre, merci ! Il nous permet de faire une première segmentation des différentes attentes de nos visiteurs face au site Web de la convention.
  • Tenue d’entretiens avec des volontaires incluant des visiteurs, des exposants et éditeurs. Ils nous permettent d’avoir une interprétation plus approfondie des résultats du sondage.
  • Animation d’ateliers avec les différents responsables de la convention, afin de travailler ensemble tout en prenant en compte vos besoins.

Il nous reste encore du travail avant de pouvoir sortir ce nouveau site, dont le prototype et le développement web sont un travail de longue haleine. Nous avons hâte que vous puissiez bientôt le visiter !

Processus d’une annonce

Maintenant que vous avez vu un peu tout l’éventail d’activités de l’équipe, nous allons vous montrer comment les différents membres et leurs spécialités fonctionnent ensemble lors d’une annonce « standard ». Pour simplifier, nous prendrons un cas où aucune communication croisée n’est prévue avec un de nos partenaires. Cela complexifierait en effet considérablement les choses.

Contexte : supposons que nous ayons à annoncer une conférence (cas assez classique, vous en conviendrez).

Voici comment ça se passe :

Pour finir

Ça fait beaucoup de choses à couvrir, mais nous espérons que le travail effectué par l’équipe communication est maintenant un peu plus clair. N’oubliez pas que vous pouvez nous suivre sur nos différents réseaux (ouaip, on perd pas le nord ! 😁).

À bientôt pour un prochain article !

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