Vie de l’asso #2 : L’organisation des conférences

Objectifs généraux

Avant de vous décrire ses processus, parlons de la mission générale de l’équipe conférence.

L’ensemble de son activité consiste à construire des ponts entre le public et les différents acteurs de l’animation et du manga. Souvent, ces deux entités ne réalisent pas ce qu’elles peuvent s’apporter l’une à l’autre. Certains sujets, certains métiers même, sont complètements inconnus du grand public, qui ne risque donc pas de demander de lui-même qu’il soit traité. Certains professionnels ou PASSIONNÉS sont quant à eux à des lieues de penser que leur activité puisse être intéressante, ou de se considérer capables de tenir une conférence.

Le rôle de l’équipe conférence consiste donc à chercher des sujets intéressants, trouver des personnes pour en parler et les accompagner. Mais elle doit aussi et surtout créer un cadre pour que le courant passe le mieux possible entre les conférenciers et le public.

Une équipe de conférenciers souhaitant atteindre son public

Recherches de sujets

Tout au long de l’année, l’équipe réfléchit à des thèmes qui pourraient être intéressants à aborder. Cela peut sembler être un travail conséquent, mais les sujets pertinents et les intervenants pour en parler peuvent se trouver dans des endroits où on ne les attend pas. Il faut juste être alerte quand une opportunité se présente, nous réalisons donc une veille passive en permanence.

Entre chaque édition, nous faisons un tour des sujets que nous aimerions aborder, de quelle façon, et s’ils sont susceptibles d’être intéressants. Les sujets les plus convaincants sont choisis ; les autres sont soit mis de coté pour une édition suivante, soit abandonnés faute de pertinence.

Un petit aperçu du fichier de gestion des sujets pour Jonetsu Ⅳ.

Une règle prédomine : le sujet doit être pointu et précis.

L’idée derrière cette exigence est simple : pour traiter un sujet bien précis, l’intervenant sera obligé de poser quelques bases plus larges pour ne perdre personne en route. C’est une façon de nous assurer de pouvoir contenter tous les publics, néophytes comme confirmés.

Nous avons fait le choix de ne pas avoir de thématique générale propre à chaque édition et dont on explorerait les différentes facettes. Cela nous permet de rester flexibles en fonction des invités que nous pouvons recevoir : de nombreuses conférences patientent en effet plusieurs années avant que leur intervenant ne soit disponible pour venir parler à Jonetsu. Par exemple, depuis notre toute première édition, nous discutions de diverses possibilités de conférences avec Ahmed Agne. Mais ce n’est que quatre ans plus tard, pour Jonetsu Ⅳ, qu’il a pu venir présenter “Les dessous de la méthode Ki-oon” !

Conférence d’Ahmed Agne sur la méthode Ki-oon

Recherche d’intervenants

En général, ce n’est qu’après avoir choisi le thème que se pose la question de l’interlocuteur : avoir une idée de conférence, c’est bien, mais trouver la personne adéquate pour en parler au public n’est pas toujours simple. Par exemple, pour la conférence “Bruitage et sound design dans l’animation” de Jonetsu 3.33, nous voulions trouver une personne francophone ayant travaillé dans l’animation japonaise en sound design. Pas évident ! Nous avons finalement trouvé des intervenants potentiels lorsqu’un membre de l’équipe s’est souvenu que les personnes à ce poste sur Little Witch Academia étaient françaises.

Le démarchage s’effectue principalement par e-mail, parfois par téléphone, ou encore à travers des réseaux professionnels. Un peu de persuasion est parfois nécessaire : il a par exemple fallu insister pour convaincre Séverine Varlette qu’une conférence sur les métiers de gestion de la production intéresserait le public. Nous étions pourtant tous scotchés lorsqu’elle nous décrivait ce qu’elle faisait autour d’un chocolat chaud.

Dans le cas de nos intervenants japonais, nous les rencontrons le plus souvent en personne en amont de la convention pour mieux les accompagner.

Il est toutefois possible que nous ayons d’abord un contact et réfléchissions ensuite à des idées de conférences. Par exemple, Yukio Takatsu nous a été présenté par une connaissance de l’association. À la lumière de son profil d’animateur spécialisé, nous avons ensuite travaillé avec lui sur une conférence sur la création de génériques.

“La création de générique” avec Yukio Takatsu.

Élaboration des conférences

Une fois les intervenants bien définis, nous élaborons ensuite le contenu de la conférence, sa durée et son format en dialoguant avec eux. La forme de la conférence sera déterminée en fonction du sujet et du temps que les conférenciers peuvent lui consacrer avant les dates de la convention.

Nos formats usuels sont les suivants :

Présentation

Un ou plusieurs intervenants présentent un propos construit en s’appuyant sur un support audiovisuel.

Interview

Un ou plusieurs intervenants sont questionnés par un présentateur.

Table ronde

Débat entre plusieurs intervenants animé par un médiateur.

Si l’intervenant a suffisamment de temps à consacrer à la préparation de sa conférence, il pourra alors se tourner vers une présentation en autonomie. C’est alors à lui de gérer son temps comme il l’entend, même si nous serons toujours là pour l’aider s’il nous sollicite. Certains intervenants veillent tard pour fignoler leur contenus : la conférence sur le Sakuga de Marc Aguesse et Yann le Gall lors de Jonetsu 1.0 leur a coûté quelques points de sommeil par exemple.

Si l’intervenant n’a pas le temps de préparer beaucoup de choses par lui-même et que le sujet s’y prête, nous nous tournerons vers un format interview. Nous dialoguons alors avec lui et préparons ensemble une liste de questions autour de la thématique à aborder. Cette liste est fixée en amont de la convention pour qu’il puisse y réfléchir. Il peut aussi apporter du matériel pour illustrer ses réponses.

Enfin, si l’on dispose de plusieurs intervenants et qu’ils ont des points de vue divergents sur une question, qu’ils ont des expériences différentes ou exercent dans des domaines distincts, nous privilégierons un format table ronde. Le but est alors moins d’apporter des données factuelles au spectateur que de le faire réfléchir à une problématique définie.

Bien entendu, ces formats sont des guides que nous utilisons pour définir les grandes lignes mais la réalité de la création de conférence est souvent plus composite. Il faut parvenir avec le conférencier à une forme cohérente, servant au mieux son propos. Parfois, cela donne une conférence fleuve ; parfois, on préférera traiter le sujet en un temps relativement court et laisser davantage d’espace aux questions-réponses avec le public.

Ce qui nous importe le plus au final, c’est qu’il y ait un réel échange, et que quelque chose passe entre les visiteurs et les intervenants. Car nous sommes convaincus que chacun en tirera bénéfice.

Rencontres et dédicaces

Dans cette même optique, nous cherchons en permanence de nouvelles possibilités d’interaction des intervenants avec le public, hors des seules interventions sur scène.

Depuis longtemps, nous avions pensé au format des rencontres en petit comité, où une dizaine de visiteurs peuvent échanger librement avec le conférencier autour d’un café. Mais leur mise en pratique était compliqué : en effet, pour que cela soit fait dans de bonnes conditions, il faut trouver un espace adapté, suffisamment calme pour que tout le monde puisse s’entendre. Difficile de le faire dans le grand hall de la convention, donc.

C’est finalement lors de Jonetsu Ⅳ que nous avons trouvé comment les mettre en place : l’étage de l’Agoreine n’est certes pas parfait mais il est suffisamment à l’écart du reste de la convention pour que cela fonctionne. Nous avons donc convié les visiteurs à s’inscrire à une session de rencontre en début de journée pour y participer. Le premier test a été fait avec Yukio Takatsu, qui a eu la gentillesse de revenir pour l’occasion.

Cela a été un joli succès : l’ambiance créée était tellement cordiale que d’autres rencontres ont ensuite été improvisées à la sortie de certaines conférences.

Nous comptons bien pérenniser ce nouveau format lors des prochaines éditions.

Si l’intervenant s’y prête, nous posons la question d’organiser une séance de dédicaces. Mais il est très important pour nous d’éviter un effet d’aubaine des personnes qui demandent une dédicace juste pour la revendre ensuite. C’est pourquoi nous les mettons peu en avant en amont de la convention.

Parfois cependant, la PASSION l’emporte : lors de Jonetsu 3.33, deux heures de dédicaces étaient prévues pour Stanislas Brunet. Au final il y est resté plus de quatre heures, refusant d’arrêter, afin de satisfaire au mieux tous les visiteurs qui lui demandaient un dessin.

Dédicaces de Stanislas Brunet

Planning des conférences et rencontres

Une fois les sujets définis, les intervenants trouvés, les conférences bien cadrées et les détails annexes réglés, il nous reste encore à placer tout ça dans le programme de la convention.

Les choses ne sont pas forcément simples, car il faut jongler entre différents paramètres :

  • La pertinence de l’horaire vis-a-vis du public : par exemple, placer une conférence phare à 10h le matin ne serait pas des plus efficaces.
  • La disponibilité des intervenants : certains conférenciers ne sont disponibles qu’à des horaires bien précis.
  • La cohérence avec ce qu’il se passe d’autre dans la convention : ce serait dommage que la conférence qui attire le plus de monde masque une activité phare dans la grande salle.
  • La technique et la logistique : certaines conférences ou projections nécessitent une mise en place technique particulière, ou nécessitent du temps de préparation logistique.

Pour les concilier, l’équipe conférence dispose d’un planning unifié où sont placés tous les grands aspects du contenu de la convention.

Fichier de gestion du planning de Jonetsu Ⅳ lors de son élaboration.

Elle dialogue aussi beaucoup avec les autres équipes : activités, exposants, logistique et technique. Chaque placement de conférence et d’activité est ainsi le fruit d’une réflexion commune.

Vous aurez sûrement remarqué que les conférences créées et animées directement par des membres de l’association Nijikai sont le plus souvent placées en tout début de programme. Cela nous permet d’aborder les premiers soucis techniques et logistiques qui se présenteront sur une conférence “maison”, plutôt qu’ils ne viennent gâcher la présentation d’un conférencier invité.

Tetho et Yoka lors d’une conférence “maison” à Jonetsu Ⅳ

Une fois ce planning général décidé et figé, il est transmis à l’équipe communication. Elle le mettra en forme pour créer les panneaux d’affichage des différentes salles et des programmes à distribuer aux visiteurs.

Vous connaissez maintenant un peu mieux le travail de l’équipe conférences. Si vous êtes un professionnel du milieu de l’animation, de l’édition, de la distribution, ou même un amateur éclairé et que vous souhaitez participer à une conférence à Jonetsu, n’hésitez pas à nous contacter.

À bientôt pour un nouvel épisode de cette série d’articles !

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