Objectifs généraux
Les activités, c’est ce petit plus toujours appréciable qu’on aime retrouver dans les conventions. C’est pourquoi une équipe est spécialement dédiée à leur sélection et à leur mise en œuvre !
En pratique, les tâches de cette équipe sont assez diverses. Dans notre organisation, le terme « activités » regroupe en fait tout le contenu culturel de la convention qui ne rentre pas dans les deux catégories suivantes :
- stands créa, édition, marchands et restauration (gérés par l’équipe stands) ;
- conférences et expositions pédagogiques (gérés par l’équipe conférences).
Ça laisse beaucoup de choses ! On y trouve les jeux, les quiz, les ateliers, le karaoké, l’espace lecture, le piano ambiance, la décoration des salles de la convention… mais aussi le cosplay et le live painting.
Dialogue avec les partenaires activités
Chaque année, nous recevons de nombreuses propositions d’activités.
Pour faire le tri dans tout ça, et y répondre rapidement, l’équipe activités respecte plusieurs critères :
- Est-ce que l’activité est intéressante et correspond aux domaines d’action de la convention ? Jonetsu porte sur l’animation, le manga, la création graphique contemporaine et la culture anime–otaku. Le reste n’a pas sa place dans la convention.
- Est-ce que la convention dispose de la place nécessaire pour sa mise en place ? Vous le savez sûrement, nous manquons d’espace pour nos stands. Impossible donc de réaliser certaines activités gourmandes en surface.
- Est-ce que l’activité est faisable en termes de matériel et de disponibilité de personnes ? Nous pouvons avoir de bonnes idées, mais pas forcément le matériel, ni les paires de bras qu’il nous faut pour bien nous en occuper.
Les demandes que nous recevons sont parfois pertinentes, quelques fois complètement farfelues ; mais le plus souvent simplement en dehors de nos domaines d’action. Cela peut aller de la classique demande de concert J-Music (une trentaine, chaque année), à des activités de culture traditionnelle japonaise (ikebana, origami, shōgi, etc.), en passant par des stands de tournoi de jeu vidéo. Mais on nous a aussi proposé des spectacles de magie ou d’hypnose, ou encore l’exposition de véhicules.
Malgré tout, n’hésitez pas à proposer vos activités ! Nous sommes toujours à l’écoute de nouvelles propositions.
Lorsqu’une activité paraît intéressante et respecte les critères de la convention, l’équipe activités dialogue avec les personnes porteuses du projet pour en définir la faisabilité. Selon leur nature et leur importance, les activités peuvent prendre place dans différents espaces de la convention :
Scène activités
C’est la scène située directement dans l’espace d’exposition de la convention. On y trouve des jeux, des quiz, des projections, des ateliers, du karaoké, etc.
Stand dédié
Un espace réservé et spécifique à une activité en particulier, qu’elle occupera pendant toute la durée de la convention.
Scène conférences
Chasse gardée habituelle de l’équipe conférence, notre scène principale peut néanmoins être utilisée pour certaines activités importantes, comme le cosplay.
Activités transversales
Certaines activités sont transversales et pourront occuper plusieurs espaces différents. Vous verrez par la suite qu’on trouve des activités dans des endroits inattendus !
La scène activités
Élément central pour l’ambiance de la salle d’exposition principale, la scène activités est mise à disposition des associations et des personnes porteuses d’activités, qui s’y relaient durant toute la convention. Elle est pourvue de tables et de chaises, d’une estrade, d’un écran, d’un vidéoprojecteur et d’une sonorisation qui suffisent pour beaucoup d’entre elles.
Lors du dialogue avec nos associations partenaires, l’équipe activités voit comment celles-ci souhaitent se répartir sur les journées ou demi-journées de convention. Elles ont ensuite carte blanche pour préparer leur planning. Mais le travail de l’équipe activités ne s’arrête pas là ! Il faut en effet garder le contact avec les associations partenaires pour connaître leur planning précis suffisamment tôt pour pouvoir l’intégrer à notre communication et sur nos plans. Mais également prendre en compte des détails logistiques, comme savoir combien de membres seront présents, ainsi que leur choix de repas !
Parmi les groupes qui ont pu utiliser cette scène lors des précédentes éditions, on peut citer feue la Brigade SOS Francophone ou Vocaloid.fr, et également les ateliers des Amis de l’Imprimé populaire. Mais dernièrement, elle est surtout utilisée pour les jeux et quiz de Forum Thalie et d’Animaniak, les jeux et la sensibilisation de l’Association des Collectionneurs de Figurines (ACF), et bien entendu pour s’ambiancer avec Karaoke Mugen.
Si la scène activités est relativement polyvalente, il y a bien sûr des disparités de besoins entre les différents groupes qui l’occupent. L’équipe activités dialogue alors avec les équipes technique et logistique pour lui fournir les outils nécessaires.
C’était le cas par exemple pour Les Amis de l’Imprimé populaire et leurs ateliers de création de fanzine qui nécessitent des tables supplémentaires, des crayons, des gommes et des feutres. L’équipe logistique est donc prévenue pour pouvoir fournir le matériel adéquat.
Forum Thalie
Le dialogue avec Forum Thalie est facilité par le fait que nos deux associations partagent un historique commun, et nous avons toujours gardé contact avec ses membres. Elle propose de nombreux jeux, quiz, blind tests et activités scéniques, dont les fameux Inversotron et Triathlon otaku.
Grâce aux liens étroits que nous entretenons et à notre PASSION commune, Forum Thalie participe à divers aspects de la convention, et même à des projets annexes à Jonetsu, que ce soit par leur présence ou par du prêt de matériel.
Animaniak
Animaniak a occupé la scène activité pour la première fois en 2023, lors de Jonetsu 5555 Encore. Depuis, l’association partage la scène activité avec Forum Thalie et l’ACF pour vous permettre de passer un bon moment tout au long du week-end.
Animaniak propose également des quiz, blind tests et karaokés, alors l’ambiance sera toujours au rendez-vous !
Association des Collectionneurs de figurine
L’ACF, pour Association des Collectionneurs de Figurines, occupe également une partie du planning de la scène activité depuis Jonetsu 5555 Encore, et depuis plus longtemps un stand activité où sont exposées les précieuses collections de ses membres.
Sur scène, les présentations et quiz de l’ACF tournent autour d’un thème commun : les figurines. En plus de vous divertir, ceux-ci ont également une portée pédagogique, en sensibilisant à la contrefaçon par exemple.
Le dialogue avec l’ACF est facilité par nos membres en commun.
Karaoke Mugen
Le karaoké est présent à Jonetsu depuis la première édition. Il répond à une problématique pas si anodine : comment faire pour chauffer l’ambiance de la convention lorsque la salle commence à peine à se remplir ? Nous n’avons jamais trouvé plus efficace qu’un petit karaoké des familles.
L’équipe activités s’évertue donc à fournir du karaoké au public en début et fin de journée, pour qu’il arrive et parte sur une note joyeuse.
Depuis l’émergence du projet Karaoke Mugen, ce dernier a toute sa place à Jonetsu. Totalement interactif et sous licence libre, il voit sa base de données s’agrandir de jour en jour : vous êtes pratiquement sûrs d’y trouver l’anisong dont vous avez envie ! Il est en outre administré par des personnes que nous connaissons bien, et cela permet une certaine souplesse. Jonetsu est même l’occasion pour eux de faire des tests “grandeur nature”. La sortie de la version 2.5, lors de Jonetsu Ⅳ nous a d’ailleurs donné quelques sueurs froides.
Le karaoké est animé soit par Animaniak, soit par Forum Thalie, en fonction de qui occupe la scène activités ce jour. Lors des premières éditions, nous faisions appel à d’autres associations pour gérer le karaoké, comme Epitanime ou Bakanim’.
Les stands activités dédiés
Les activités qui nécessitent une mise en place spécifique durant toute la durée de la convention se voient attribuer un stand dédié. Mais, bien entendu, notre espace limité rend parfois les choix assez difficiles. Car si les activités sont là pour mettre de l’ambiance et vous faire passer un bon moment, il ne faut pas que cela soit fait au détriment des autres stands.
Lors de la conception du plan de salle, l’équipe activités travaille donc avec l’équipe logistique et l’équipe stands, pour que personne ne soit lésé. Les équipes prennent en compte les besoins des stands activités, comme Ponoki et son stand de Vtubing qui nécessitent un accès électrique pour le matériel, et une configuration permettant à Ponoki de conserver son anonymat.
Elles veillent en particulier à faire en sorte que les stands d’activités susceptibles de produire du bruit ne soient pas placés trop proches les uns des autres, évitant ainsi toute escalade de montée en volume. Rassurez-vous : en général, les différents postes sonores sont gérés par des groupes suffisamment sensibilisés à ces problématiques pour qu’il n’y ait pas de souci.
La taille de nos espaces et la répartition entre nos salles nous forcent souvent à ruser. Certaines activités spécifiques comme le live painting ont une influence directe sur la structure même du plan de la salle d’exposition. D’autres sont placés dans des endroits stratégiques en terme de passage du public, d’exposition à la lumière, de proximité à une prise électrique, etc. L’équipe activités doit composer avec tous ces paramètres en permanence.
Live painting
Le live painting est aujourd’hui une des activités phares de la convention, mais il avait initialement été complètement improvisé. Lors de Jonetsu 1.0, nous n’avions pas reçu suffisamment de demandes de stands créatifs pour remplir toutes les tables à disposition (ça fait bizarre aujourd’hui avec nos plus de 140 demandes !). Notre cher Al Grimm a donc proposé d’utiliser la table libre pour organiser cette activité, mettant ainsi en avant le travail des artistes.
Le principe du live painting a évolué petit à petit, en commençant par le stand qui lui est dédié, gagnant en importance au fil des éditions. Il dispose désormais d’une petite scène rien qu’à lui, et de plusieurs rangées de chaises pour que les gens puissent regarder en étant tranquillement installés.
Depuis Jonetsu 666, le live painting s’est également doté d’un set-up traditionnel, suite à la venue de Yanai, autrice de Frankenstein Family. Ce nouveau setup a été conservé pour Jonetsu 07th, ce qui a permis à certains artistes de proposer des démonstrations variées, comme de la sculpture par exemple ! Cela nécessite une organisation de la part des équipes stands et activités, afin de ne pas avoir à modifier le setup entre chaque artiste.
Cela illustre bien le travail de l’équipe activités ; réfléchir chaque année à de nouvelles façons d’exploiter au mieux les espaces pour des activités cohérentes et enrichissantes. Et peut-être que de nouvelles façons d’exploiter cette scène vous attendent…
Pour le live painting, elle communique évidement beaucoup avec l’équipe technique, chargée de trouver le matériel informatique et d’apporter des solutions de captation. Mais les échanges sont aussi soutenus avec l’équipe exposants, qui se charge de demander à tous les artistes présents dans la convention s’ils ou elles souhaitent participer, et ainsi créer un planning pour définir l’ordre de passage sur le stand.
Parfois, l’équipe conférences viendra aussi y mettre son grain de sel, pour faire passer les dessinateurs et dessinatrices que nous invitons en conférences. C’est ainsi que Yann le Gall, Stanislas Brunet et Yukio Takatsu ont pu y faire un passage.
Espace lecture
Depuis l’établissement de la convention dans la ville de Bourg-la-Reine, Nijikai collabore assez souvent avec la municipalité pour divers projets en plus de la Convention Jonetsu. Certaines années cela a pu prendre la forme de projections en médiathèque, conjointement avec Forum Thalie, réalisées dans la médiathèque François Villon de Bourg-la-Reine. Plus récemment, cela consistait principalement à animer des ateliers en centre de loisir ou en médiathèque.
Comme d’autres projets annexes avant lui, ce projet a fini par alimenter la Convention Jonetsu elle-même. En effet, suite à cette collaboration, la médiathèque nous a proposé de fournir du matériel pour réaliser un espace de détente et de lecture au sein de la convention.
L’équipe activités supervise la mise en place de cet espace avec les responsables des projections et la coordinatrice de la médiathèque.
Le matériel fourni comprend des chariots, des grilles d’exposition, des tapis et poufs, permettant au public de s’installer confortablement. En ce qui concerne l’offre de lecture, l’équipe dirigeante de la convention fait appel à nos différents éditeurs partenaires, qui fournissent des titres de leur catalogue. Chattochatto, Ki-oon, Ototo, Ofelbe, H2T et naBan ont ainsi pu contribuer à cet espace de découverte. Enfin, les membres de l’association Nijikai prêtent des titres de leurs propres bibliothèques.
Initialement situé dans les Colonnes, cet espace a ensuite été déplacé à l’Agoreine, pour profiter de son ambiance plus calme et libérer de la surface d’exposition à destination des artistes et autres stands.
Cosplay
Activité habituellement reine des convention, le concours de cosplay n’a été mis en place à Jonetsu qu’à partir de sa troisième édition.
Avec notre espace limité, notre réflexion principale a d’abord été bien plus pratique : “Comment accueillir les cosplayeurs et cosplayeuses dans des conditions acceptables ?”. La priorité a donc été mise sur des choses plus modestes qu’un concours : avoir des vestiaires cosplay corrects nous semblait plus vital et plus simple à mettre en place que l’organisation d’un concours.
À partir de Jonetsu 3.33, l’ajout de l’Agoreine nous a enfin permis de pouvoir réaliser un concours dans de bonnes conditions. La gestion du cosplay est devenue depuis lors une des plus grosses parts du travail de l’équipe activités.
Nous restons très limités par notre manque d’espace, comme sur beaucoup d’autres aspects de la convention. Si le théâtre nous donne accès aux loges pour les personnes participant au concours, il faut pour cela passer derrière la scène. Nous ne pouvons donc pas proposer cet espace comme vestiaire pour l’ensemble des cosplayeurs et cosplayeuses qui visitent Jonetsu. Nous avons un espace fermé et restreint que nous proposons comme vestiaire, mais celui-ci est difficilement identifiable et trop petit pour accueillir convenablement les cosplayeurs et cosplayeuses. L’équipe activité est donc toujours à la recherche de bonnes idées pour rendre leur expérience sur place la plus agréable possible !
Pour gérer les différentes tâches liées au cosplay, l’équipe nomme un ou une responsable cosplay, qui a la charge de se concentrer sur cette activité spécifique. Certains membres rejoignent même l’équipe activité pour participer à l’organisation du cosplay au sein de la convention !
Stands liés au cosplay
L’une de nos premières idées pour permettre aux cosplayeurs et cosplayeuses de s’épanouir dans la convention a été de mettre en place un stand de photo. Pour cela, l’équipe activités contacte chaque année des personnes spécialisées, comme le photographe et cosplayeur Kayaba. L’emplacement de ce stand est lui aussi étudié : le hall de l’Agoreine offre un environnement cloisonné qui permet au photographe de maîtriser le jeu de lumière qu’il veut appliquer. Par la suite, le stand photo a également été tenu par Les Capteurs de l’Imaginaire, Kame’n Créa et Julian Katsuya.
L’ajout d’un stand SOS Cosplay, pour que les cosplayeurs et cosplayeuses puissent réparer leurs costumes sur place, a été très apprécié. L’idée a été proposée par Kame’n Créa, qui a géré le stand pendant plusieurs éditions. Lors de Jonetsu 07th, nous avons été contactés par la nouvellement créée association Cosstar, qui proposait des animations autour du cosplay, en plus de tenir le stand SOS Cosplay. Leur venue a été très appréciée et nous avons la volonté de continuer à travailler ensemble !
Cosplay is not consent
Toujours au fil de nos recherches, nous avons pu nous rapprocher du mouvement Cosplay is not consent. Cela concordait parfaitement avec nos préoccupations d’améliorer notre accueil des cosplayeurs et cosplayeuses, et c’est donc tout naturellement que nous l’avons inclus dans la convention.
Pour cela, l’équipe activités a fait appel aux graphistes de l’équipe communication, qui ont conçu le design d’affiche que vous voyez ci-contre. Celui-ci est libre de droits et peut être réutilisé sans aucun souci par tous les évènements qui le souhaiteraient.
Concours et défilés sur la scène conférence
Par le passé, la Brigade SOS Francophone avait déjà organisé des concours de cosplay aux Utopiales, à Nantes. Ses membres officient parfois désormais chez Nijikai et Forum Thalie. Cette expérience a permis à notre équipe de se concentrer sur ce qui était important pour faire du concours une réussite.
Par le passé, la Brigade SOS Francophone avait déjà organisé des concours de cosplay aux Utopiales, à Nantes. Ses membres officient parfois désormais chez Nijikai et Forum Thalie. Cette expérience a permis à notre équipe de se concentrer sur ce qui était important pour faire du concours une réussite.
Dans la démarche éducative de la convention, y inclure un défilé libre où chacune et chacun a la possibilité d’expliquer son choix de personnage et de présenter la réalisation de son costume nous a semblé très cohérent. Depuis, le défilé libre a évolué : initialement, la participation au défilé libre nécessitait une inscription en amont et la préparation d’une bande son. Il s’agissait donc de prestations non notées par le jury. Lors de Jonetsu 5555, cette organisation n’a pas pu être reprise. L’équipe activité a donc préparé une playlist de musique génériques, et les cosplayeurs et cosplayeuses assistant au concours ont été invités à défiler. Ce format a été très apprécié par le public et a donc été conservé pour les années suivantes.
Pour la préparation des passages cosplay sur scène, le ou la responsable cosplay prépare le règlement du concours et du défilé libre, conjointement avec le ou la responsable activités.
Pour la préparation des passages cosplay sur scène, le ou la responsable cosplay prépare le règlement du concours, conjointement avec le ou la responsable activités.
Le système d’inscriptions a été récupéré de la Brigade SOS Francophone, et a évolué au fil des années et des retours d’expérience. Pour cela, l’équipe cosplay travaille de concert avec notre chère équipe technique, pour évaluer la faisabilité des besoins. C’est un travail qui doit être fait bien en amont pour que le gestionnaire d’inscription soit prêt à l’ouverture des inscriptions. Tout au long de la durée de celle-ci (deux mois environ), l’équipe cosplay va ensuite vérifier et valider les demandes de chaque personne participant, en solo ou en groupe. Il faut notamment vérifier que tous les éléments nécessaires ont été transmis via le gestionnaire d’inscription :
- Les fichiers audio et vidéo à passer lors des prestations
- Les indications des besoins en matériel (table, chaises, etc.)
- Les références des personnages pour le jury
En parallèle, le ou la responsable cosplay contacte des cosplayeurs ou cosplayeuses de notre connaissance ayant de l’expérience pour faire partie du jury. Il faut également préparer tout l’indispensable pour que le jury puisse travailler : l’équipe cosplay prépare des fiches, fournis des stylos, organise le préjudging…
Et qui dit concours, dit lots ! Lors des premières éditions du concours, des trophées ont été fournis par la municipalité de Bourg-la-Reine, et chaque année les stands éditions et commerces qui le souhaitent fournissent des lots pour les différents prix. Mais nous avions à coeur de proposer des lots plus en lien avec le cosplay. Ainsi pour Jonetsu 666 et Jonetsu 07th, nous avons pu tisser un partenariat avec Cosmaze shop pour offrir des bons d’achats sur leur boutique cosplay, en plus des lots fournis par les éditeurs comme Chatto Chatto, Mangetsu ou naBan, ou la boutique Hobby Addicts.
Il faut également savoir que chaque année, la municipalité de Bourg-la-Reine s’implique beaucoup au niveau du cosplay. L’un des représentants de l’équipe municipale donne de sa personne aux côtés du jury, si disponible aux dates de l’édition.
Pour le dialogue avec la ville, le ou la responsable cosplay s’appuie évidemment sur nos équipes logistique et dirigeante, spécialistes des contacts municipaux.
Activités transversales
Si on peut déjà dire du cosplay qu’il est transversal, vu qu’il n’est pas limité à un lieu bien particulier dans la convention, il existe d’autres activités qui n’ont pas d’emplacements spécifiques mais qui prennent appui sur le reste du contenu. Souvent créées directement par nos équipes, elles servent à mettre en valeur certains aspects de la convention ou à en améliorer l’ambiance.
Poulet Code
Le Poulet Code est une activité introduite à Jonetsu 2.0. Il s’agit d’une petite chasse aux QR Codes sur les différents stands créa de la convention. Une fois scanné, chaque code propose une question à laquelle il faut répondre. En ayant répondu juste à toutes les questions, on gagne une petite récompense offerte par la convention !
Pensée comme une chasse aux trésors, l’activité a été proposée par Keul, infatigable membre de l’équipe technique, qui s’est chargé de sa mise en place depuis le tout début.
Pour créer des questions, un tableur Google est rempli par l’équipe activités ou par tout membre de l’association souhaitant y participer.
Le nombre de questions (et donc de codes) varie chaque année. Lors de Jonetsu 3.33, la répartition dans deux salles avait été mal gérée, et nous avions créé trop de questions, ce qui avait découragé bon nombre de visiteurs à participer. Leur nombre a ensuite été revu pour permettre de réduire la difficulté du jeu.
C’est une activité qui continue d’évoluer en fonction des retours du public et des exposants. Ainsi, les QR Codes qui étaient initialement cachés pouvaient créer quelques désagréments. Il a donc été décidé que les codes devraient être facilement identifiables par leur identité graphique. Pour cela, l’équipe activité travaille avec l’équipe communication, et notamment l’équipe graphisme.
Les affiches des toilettes
Les plus fidèles visiteurs auront remarqué que nous plaçons chaque année dans les toilettes des images d’anime choisies avec goût.
C’est, encore une fois, l’équipe activités qui a l’honneur d’avoir la charge de ces images.
Tout au long de l’année, les membres de l’association sont invités à remplir un dossier sur Google Drive dédié à cette « activité ». Leur sélection est ensuite prise très au sérieux avec des réunions importantes et des débats enflammés pour choisir les meilleures images possible. Leur impression et disposition sera ensuite assurée par notre courageuse équipe logistique.
Gestion des planning activités
Vous avez pu le remarquer depuis le début de cet article, on vous parle de beaucoup d’activités différentes. Il convient donc de centraliser tout ça.
Vous vous souvenez peut-être du fichier de planning qui était présent dans l’article sur l’équipe conférence :
L’équipe activité s’occupe d’y placer les différentes activités qu’elle a en charge, en concertation avec l’équipe conférence et l’équipe exposants. Vous pouvez voir qu’elle a accès à plusieurs colonnes :
- L’Agoreine / Scène conférence
- La Scène Activités
- Les activités annexes (sur les stands d’activités dédiés)
- Le live painting
D’autres activités comme le Poulet Code sont laissés libres et ont lieu « en continu » durant toute la convention.
Conclusion
Pour résumer, l’équipe activités est celle porteuse des contenus les plus diversifiés, et peut-être celle qui doit composer avec le plus de paramètres différents pour leur mise en place. Heureusement, elle peut compter sur les autres équipes et sur des partenaires de confiance pour lui faciliter la tâche !